Dėžutės dokumentams ir popieriams laikyti

2024 Autorius: Sierra Becker | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-02-26 05:55

Dokumentų tvarka yra svarbi siekiant optimalių ir greitų darbo rezultatų. Tai leidžia greitai rasti reikiamus popierius, taip pat apsaugoti juos nuo išorinių veiksnių įtakos. Siekiant užtikrinti dokumentų sisteminimą ir saugumą, reikia žinoti, kaip teisingai juos archyvuoti ir kokių priemonių tam reikia.

Dokumentų archyvavimas

Bet kuri žmogaus gyvenimo sritis nuo gimimo iki paskutinės dienos yra lydima popierizmo. Jie gali būti skirtingos svarbos, vertės, laikymo trukmės. Tačiau tai, kad dauguma jų tam tikrą laiką turi būti tinkamos būklės, yra faktas. Norėdami užtikrinti popierių taupymą ilgą laiką, naudokite dėžutes dokumentams laikyti. Šiandien juos galima laisvai įsigyti arba pagaminti rankomis.

Popieriaus saugojimo svarba

Visada reikia išsaugoti originalus ir kopijas.

• Mažas, vidutinis irdidelėse įmonėse vyriausybinėse agentūrose archyvavimas yra teisinis reikalavimas.
• Biure, ypač personalo, apskaitos, prekybos įmonėse, tai leidžia optimizuoti darbo procesą, iškrauti darbo zoną ir užtikrinti funkcijų tęstinumą tiek naujiems, tiek esamiems darbuotojams.
• Namuose tai užtikrina tvarką ir galimybę reikiamu laiku rasti reikiamus dokumentus, taip pat ir kritinėmis aplinkybėmis.

Archyvavimo priedai

Dokumentų laikymo dėžutės dažniausiai naudojamos popieriui taupyti. Šiandien jiems skirtus ruošinius galima parduoti nemokamai. Paprastai jie pateikiami A4 formato popieriams. Tačiau yra ir kitų dydžių. Kai kurie gamintojai vartotojams siūlo specialias popierines dėžutes, kuriose galima laikyti kelias dėžutes popierių. Jie parduodami nesurinkti, o paprasta instrukcija leidžia lengvai juos surinkti bet kuriam pirkėjui. Tokių dėžučių naudojimas leidžia atsikratyti nereikalingų verslo dokumentų, o prireikus greitai rasti reikiamą dokumentą. Tinkamai parinktas dėžutės formatas leidžia optimaliai išspręsti vietos klausimą ir ilgam sutaupyti vertingų medžiagų. Aiški originalų ir kopijų struktūra kartais padidina darbuotojų užduočių greitį.

Taupykite popierių biure

Kartoninės dėžutės yra geriausias pasirinkimas norint apsaugoti popierių nuo nepalankių sąlygų darbo vietoje.dokumentų saugojimas. Norint jas naudoti, būtina medžiagą paskirstyti į grupes pagal temas ir surinkti arba masiškai, arba į atskiras bylas, arba į aplankus, aplankus ar kitokius jų tipus. Ir tada paimkite dėžes pagal reikiamus matmenis. Jie yra nebrangūs, todėl galite nusipirkti reikiamą kiekį. Dėžės pasižymi erdvumu, ilgaamžiškumu ir ekologiškumu. Dėl rankinių lizdų lengva paimti ir neštis, o dangtelis (šarnyrinis arba nuimamas) apsaugo nuo dulkių. Išorėje ant kartono galite pasirašyti dokumentus. Paprastai biuro daiktadėžės parduodamos nesurinktos su atspausdintomis grafinėmis instrukcijomis, todėl jas galima lengvai surinkti ir išardyti, o prireikus paslėpti nuošalioje vietoje.

Dokumentų pristatymas ilgalaikiam taupymui

Nė viena valstybinė įstaiga ar privati įmonė, užsiimanti rimtu verslu, neapsieina be dokumentų archyvavimo. Administracinė, mokestinė, personalo, buh alterinė ir kita dokumentacija turi skirtingą saugojimo terminą, kurį reglamentuoja sąrašas Nr.578. Tai privaloma tvarka, kuri dažnai numato gana ilgą taupymo laikotarpį (iki 75 metų). Tokiu atveju visi popieriai yra surūšiuojami, sudedami į dėžes ir perduodami į tam skirtas patalpas. Dėžutėms šiuo atveju keliami specialūs reikalavimai: jos turi būti pagamintos iš patvaraus kartono (idealiu atveju, jei atitinka GOST reikalavimą, tuomet turi irpanašus į nurodytą garantinį laikotarpį). Tokiu atveju geriau naudoti archyvines dėžutes dokumentams saugoti ir kartonines dėžutes. Pastarieji yra kelių konteinerių popieriui talpa. Juose yra stygos, nes jos skirtos ilgalaikiam saugojimui.

Kad būtų patogiau, taip pat galite pasiimti dėžutes, skirtas medžiagoms laikyti vertikaliai ir horizontaliai. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad yra privačių įmonių, kurios yra pasirengusios pagaminti konteinerius popieriui pagal užsakovo pateiktus matmenis.

Pagrindinis archyvas

Kiekvienas suaugęs žmogus turėtų nerimauti dėl svarbių dokumentų laikymo tarp savo namų sienų. Juk labai dažnai tenka pateikti dokumentus, patvirtinančius asmens tapatybę, išsilavinimą, nuosavybės teisę į turtą ir pan.. Kad išvengtumėte bereikalingų finansinių išlaidų ir galėtumėte įgyvendinti savo teises, privalote saugoti buitinės technikos garantinius talonus, jos žinynus. operacija, pirkimo kvitai. Dokumentų gali prireikti skubiai kritiniu atveju: staigaus išvykimo, gaisro, stichinės nelaimės, gyventojų evakavimo atveju…

Vertybinių popierių originalai ir kopijos turi būti vienoje vietoje, paslėpti nuo pašalinių akių, surūšiuoti ir apsaugoti nuo išorės veiksnių. Gerai, jei tam yra paruošta dėžutė dokumentams laikyti namuose. Galima įsigyti, pasigaminti parduotuvėje perkant kartoninį ruošinį už nedidelę kainą arba pritaikyti bet kokią nereikalingą dėžutę. Jei ne archyvuotaoriginalus, bus užtikrinta skausminga jų paieška, o restauravimas praradimo atveju pareikalaus daug laiko, finansų, o svarbiausia – nervų.

Namo vertybių tvarkymas

Norėdami įsigyti dėžutes popieriams ir dokumentams laikyti arba pasigaminti patys, turite išardyti visas medžiagas ir surūšiuoti jas į grupes, pvz.:

• asmens dokumentai;
• dokumentai, nurodantys nuosavybės teisę;
• paskolos sutartys, mokėjimai už sandorius;
• popieriai apie šeimos narių sveikatos būklę, atlikti tyrimai, gydytojų nuomonės;
• medžiagos, patvirtinančios apmokėjimą už prekes, garantinės kortelės ir kt.

Būtina atsižvelgti į vertybinių popierių galiojimo laikotarpį, nes kai kurie iš jų gali būti neaktualūs analizės metu.

Medžiagos platinimo patarimai

Originalų ir kopijų dydis gali skirtis, todėl dokumentų dėžutes taip pat galima pritaikyti. Tokiu atveju originalus galima rūšiuoti:

• svarbos tvarka;
• pagal dydį;
• pagal aktualumo laikotarpį;
• pagal tipą (darbas, namai…);
• įvykiuose.

Toks sisteminimas sutaupys laiko ieškant tinkamų popierių ir apsaugos juos nuo vaikų, svetimų ir išorinių veiksnių.

Pasidaryk pats saugyklos

Pagrindinis skirtumas tarp šeimos ir biuro medžiagų yra jų dydis: darbepaprastai tai yra A4, o namuose popierius labai skiriasi. Todėl dėžutes dokumentams laikyti galite pasidaryti savo rankomis. Yra keletas variantų:

1. Ruošinį galite nusipirkti bet kuriame prekybos centro buitiniame skyriuje ir, vadovaudamiesi instrukcijomis, jį surinkti.
2. Jei reikia mažų dydžių dėžutės, tuomet reikia paimti brėžinius, atsisiųsti, perkelti į kartoną ir suklijuoti. Jei nurodyti matmenys vartotojui netinka, galite perkelti piešinį ant popieriaus, kelis kartus sumažindami ruošinio matmenis.
3. Lengviausias pasirinkimas – paimti bet kokią dėžutę, kurios jums nereikia, ir įdėti ją į originalų saugyklą.
4. Padarykite pagal savo piešinį. Taigi, pavyzdžiui, norint pasidaryti dėžutę asmens dokumentams (pasams, gimimo liudijimams, teisėms, išsilavinimo diplomams), reikia paimti 2 tvirto popieriaus (kartono) lapus, iš kiekvieno iškirpti reikiamo dydžio kvadratą, prie vieno pridėkite dar 1,5 cm (dangčiui). Tada sulenkite kiekvieną lapą per pusę ir išilgai skirtingų įstrižainių. Iš viso turėtų būti 3 eilutės. Tada kampai turi būti sulenkti į centrą, o tada kiekviena pusė turi būti sulankstyta taip, kad jos kraštas eitų per lapo vidurį. Paskutinis žingsnis – surinkti popierinę dėžutę pagal esamas linijas ir klijuoti šonus.

Tuo pat metu bet kurią tokią dėžutę galima dekoruoti taip, kad ji atitiktų interjero spalvą, naudojant spalvotą popierių, klijus, žirkles. Užpildytus skliautus reikia saugoti nuo tiesioginių saulės spindulių, drėgmės ir vaikų.

Dokumentai yra žmogaus gyvenimo palydovai. Jų saugumą galite užtikrinti pasitelkę dėžutes dokumentams saugoti archyve, o jei finansinė padėtis to neleidžia, galite jas susikonstruoti patys, naudodami improvizuotas medžiagas. Ir tada sukuriama rami atmosfera darbe ir namuose.